Aufgaben

Verteilen und verwalten

Mit Eventkeeper kannst du deine Teams organisieren: Aufgaben zuweisen, Umfragen starten, Mitteilungen versenden. Du kannst den Status und den Fortschritt der Aufgaben verfolgen. Für eine bessere Übersicht und Zuordnung kannst du die Aufgaben oder Bilder gruppieren (Listen oder Galerien bilden). Auch die Rechte-Vergabe (wer was sehen/ bearbeiten darf) ist mit diesem Tool möglich.

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Aufgaben erstellen

Als erstes klickt man auf den Button „Neue Aufgabe“, im Funktionsmenü „Aufgaben“. Im dem Eingabefenster können folgende Felder ausgefüllt werden:

  • Name der Aufgabe
  • Beschreibung der Aufgabe
  • Durchs Anwählen der Checkbox kann man „Diese Aufgabe im Registrierungswizard aufführen“
  • Deadline – die Zeitabgabe bis wann die Aufgabe erledigt werden soll
  • Fortschritt – die Angabe, die der Zuständige ausführen kann
  • Zuständig – hier wird der Zuständige, falls schon bekannt, angegeben

Danach wird es nur noch gespeichert und die Aufgabe erscheint in der Übersicht.
Zuerst erscheint sie in der Kategorie „Nicht begonnen“. Dann kann sie nach „In Arbeit“, „Erledigt“ und „Abgeschlossen“ verschoben werden.

Aufgaben verteilen und übernehmen

Du als Organisator kannst deinen Helfern (oder Mitarbeitern) Aufgaben zuweisen. Eine andere Option wäre, dass die Teilnehmer selbst die Aufgaben übernehmen. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Die Teilnehmer klicken im Event bei der bestimmten Aufgabe selbst auf den Button „Aufgabe übernehmen“. Dazu müssen sie nur eine Einladung oder den öffentlichen Link von dem Organisator bekommen – sie können, aber müssen nicht, sich registrieren.
  • Der Organisator wählt das Häkchen bei den Aufgaben „Diese Aufgabe im Registrierungswizard aufführen“ und lässt die Teilnehmer selbst die Aufgaben schon bei der Anmeldung zum Event auswählen. Dazu wählt der Organisator bei den Event-Einstellungen die Option „Event teilen“ und verschickt den Link an die bestimmten Teilnehmer. Bitte beachten: nicht zusätzlich die Option „Vereinfachte Registrierung“ wählen, sonst erscheint der Registrierungswizard nicht.
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Eine Erinnerung und Informationen versenden

Mit dieser Funktion kannst du deine Mitstreiten an die Erledigung deren Aufgabe erinnern. Falls schon länger kein Fortschritt mehr erzielt wurde oder wenn die Aufgabe sehr dringend ist und nicht in der angegebenen Zeit erledigt wurde.

Dazu wählst du – im Auswahlmodus – die Aufgabe durchs Anklicken aus, zu der du eine Erinnerung versenden möchtest. Dann gehst du auf das linke Aktion-Menü und klickst auf „Erinnerungen senden“. Du kannst dann den Standarttext oder deinen Eigenen nutzen.

Bei „Informationen versenden“ ist es genauso. Du wählst erst die Aufgabe aus und dann klickst auf „Informationen senden“. Dort kannst du einen Text mit deinen Informationen verfassen, oder so auf eine Änderung bei der Aufgabe aufmerksam machen.

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Aus CSV importieren/ exportieren

Du kannst Systemübergreifend deine CSV-Dateien in dein Eventkeeper-Projekt importieren – oder aus dem System exportieren. Wenn du nach dem gleichen Schema eine Excel-Datei angelegt hast, kannst du sie problemlos zu deinen Aufgaben oder anderen Bereichen bei eventkeeper einfügen. So sparst du Zeit und hast keine doppelten Aufwände.

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Listen erstellen

Wenn du bei Aufgaben die Listen nutzt, kannst du dein Event übersichtlicher gestalten. Wenn du z.B. eine Liste „Aufgaben Pool Orga“ anlegest, kannst du alle dazu passende Aufgaben dorthin verschieben. In dem Filter oberhalb der Aufgaben hast du dann eine Übersicht aller deiner Listen.

Wenn du auch die Teams nutzt, kannst du eine Liste einem Team zuordnen und dann siehst du im Filter nur die Listen, die zu dem Team gehören. So wird dein Projekt übersichtlicher und effizienter. Weitere Informationen zu Gruppen und Teams findest du bei unseren weiteren Tutorials.

Viele Möglichkeiten
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